1樓:神級般存在
1.瞭解主題詞的體系結構
公文主題詞,一般由類別詞和類屬片語配而成。(***公文主題詞表)分三個層次列表。第一層是對主題詞區域的分類,只作為劃定類別詞和類屬詞的區域,便於查詢、使用類別詞和類屬詞,不作公文主題詞詞目使用(即不可用來製作公文主題詞),如序號為「01綜合、經濟」類、序號為『』05財政、金融」 類等。
第二層是類別詞,即對主題詞的具體分類,如序號為「02工交、能源、郵電」類中的「02a業」、「02b交通」、「02c能源」。
「02d郵電」等;第三層是類屬詞,如序號為「02工業」類別詞中的「冶金」、「地礦』、「汽車」、「化工」等。第二層(類別詞)和第三層(類屬詞)統稱為主題詞,用於檔案主題詞的標引。
2.掌握主題詞的標引方法
(1)任何一份檔案主題詞的標引,除類別詞外,最多不得超過5個詞目。
(2)主題詞標引順序是:先標類別詞,再標類屬詞。
在標類屬詞時,先標反映檔案內容的詞,最後標反映檔案形式的詞。如(***關於加強水土保持工作的通知),先標類別詞「農業」,再標類屬詞「水土保持」,最後標上「通知」。
主題詞:農業 水土保持 通行
類別詞 類 屬 詞
(3)一份檔案如有兩個以上的主題內容,先集中對一個主題內容進行標引,再對第二個主題內容進行標引。如(關於聽取全國財政工作會議情況和全國打擊走私工作會議準備情況彙報的會議紀要)的主題詞製作,先標引反映第一個主題內容的類別詞「財政」,再標引類屬詞「稅務』;然後標引反映第二個主題內容的類別詞「公安」,再標引類屬詞「緝私」;最後標引「會議紀要」,製作成的主題詞是:「財政 稅務 公安 緝私 會議紀要」。
(4)根據需要,可將不同類的主題詞進行組配標引。
如(***關於加強農業生產資料**以及對其主要品種實行最高限價的通知),先標引類別詞「農業」,但在序號為「04a農業」類別中找不到「資料、物價、管理」方面的類後詞,這時可使用序號為「01 經濟管理」類別中的「資料、物價、管理」類屬詞進行組配,組配後的主
題詞為:』『農業 資料 物價 管理 通知」。
(5)當詞表中找不到準確反映檔案主題內容的類屬詞時,可以在類別詞中選擇適當的詞標引。如在整個主題詞表中都找不到能準確反映檔案主題內容的類屬詞時,可自定詞目代之,但要在自定的類屬詞目後邊標註「凸」 符號,但是,上行文不得使用自定詞目。
3.統一主題詞的標引要求
(二)用詞要求。上行文,必須嚴格按照上級公文主題詞表及其要求擬製公文主題詞,不可使用上級公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞;下行文,可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞。縣級以下無條件的單位,下行文也可不使用主題詞。
(2)置放要求。主題詞應置放在檔案的末頁背面抄送欄之上,頂格。「主題詞」三字之後用。
冒號」,「主題詞」三字與類別詞、類別詞與類屬詞(詞目與詞目)之間相間一字空格。如:主題詞:
農業 水土保持 通知
(3)字型要求。「主題詞」三字和冒號用三號黑體字;詞目(類別詞與類屬詞)用三號小標宋體字
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