1樓:麥子漁
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如何做好事業單位人事檔案管理
2樓:
事業單位人事檔案在職人員一般是上級主管部門管理,合同制人員可以委託當地人才中心管理檔案,單位只要給合同制人員繳納各類保險就可以了,這樣會省力的多。
如何做好事業單位會計檔案管理工作
3樓:紹林科技開發
檔案是機構內部來最為自規範的知識,是機構bai存在的歷史依據,做好檔案管
du理zhi工作是一個機構健康dao發展的需要,檔案管理工作是機構管理工作的一部分,是提高機構工作質量和工作效率的基礎條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作,是衡量一個機構管理水平的重要尺度。會博通知識管理系統提供承載檔案全生命週期管理的管理體系。
檔案的採集與形成:
對於檔案的資訊化採集,支援多種採集渠道以及多種採集方法。機構可以按照內部管理的習慣以及需要,匹配採用符合自身需要的檔案管理規範,對實體檔案與電子檔案進行統一管理。
檔案的資訊化儲存:
對於企業來說,如何把檔案進行有序化管理,是檔案管理的重點,會博通綜合檔案管理能有效幫助企業,對檔案進行分門別類的有序化管理。並且,系統提供例如封面、背脊、目錄、備考表等**列印,輔助檔案人員輕鬆地完成對紙質檔案的手工處理。
檔案的資訊化利用:
在如今資訊化管理時代,檔案並非單單把檔案封存在檔案室或系統中,而是利用檔案借閱、歸還與發放,搜尋平臺,提醒,歷史版本,水印防擴散等功能,助力企業日後的生產經營管理提供重複利用、歷史借鑑以及促進改善與創新的重要材料。
如何優化事業單位人事檔案管理制度
4樓:四川瞭望市場部
目前事業單位人事檔案管理工作仍存在一些不足之處亟待解決,如何更夠優化優化事業單位人事檔案的管理制度仍是工作中面臨的一大難題。本研究深入分析了事業單位人事檔案管理中存在的典型問題,並提出了一些管理對策,現做如下報告。
一、事業單位人事檔案管理的不足
1.檔案管理認識不足,人浮於事
人事檔案管理是一種默默付出的工作型別,其工作成果不如其他部門顯著,甚至沒有顯赫的工作業績可以進行彙報,因此工作人員很容易產生思想上的動搖,認為檔案管理工作枯燥乏味無意義;輕視工作性質,認為檔案管理不重要,只有不丟失即可;看輕工作內容,只要保證檔案不出錯就行;更容易滋生出敷衍了事的工作態度,工作中抱著「差不多」的信念,只要能夠正常進行檔案查詢、調動,其他問題一概不管,一律不負責。最終導致整個檔案管理工作處於邊緣化,次重點化的地位,工作程序進展緩慢,管理人員工作渙散,人浮於事。
2.檔案管理方式落後,水平較低
部分事業單位甚至還未開展數字化檔案管理方式。在基層事業單位,不僅沒有專業的輔助系統,甚至管理模式都與數年前一致,沒有任何的改善和改進,檔案管理僅看重形式不注重內容,沒有技術指導,工作效率低下。嚴重影響了檔案的真實性,有效性和時效性。
3.檔案管理制度與配套設施不完善
部分制度使得檔案管理工作複雜化;部分制度不符合當前實際情況,過於落後而影響了檔案管理的工作效率;部分制度所做的規範和要求不全面,導致人事檔案資訊採集不夠全面,如果後期需要相關資訊時,需要返工重新採集,在短時間內加大了工作量;部分制度不夠靈活,導致出現人事調動時檔案無法及時跟進。這些不完善的制度極大的影響了管理工作效率,降低了檔案的時效性。部分檔案管理室缺乏必要的配套設施,影響了檔案管理數字化和資訊化的程序。
二、優化事業單位人事檔案管理制度的方法
1.提高人事檔案管理人員的意識
可以通過定期開展培訓,幫助相關工作人員及領導端正工作態度,加強對檔案重要性的認識,強化檔案管理的責任意識。組織工作人員認真學習國家出臺的政策法規,熟悉國家法律法規的要求,按照要求與章程辦事。經常性的開展交流活動,把握好工作人員的思想動態,狠抓思想建設不放鬆,強化管理意識不鬆懈,不斷強化工作人員對於檔案及檔案管理重要性的認識。
2.培養專業的人事檔案管理人才
首先,需要選拔具有良好的作風和極強責任心的員工作為專業的人事檔案管理人員。檔案管理工作是一項兼具有服務性、政策性和保密性的工作。良好、正派的工作作風能夠使得工作人員恪守保密原則和國家出臺的相關政策規定,嚴格把關材料真假虛實,杜絕一切弄虛作假的資訊進入個人檔案。
較強的責任心能夠提高工作人員的服務意識。其次,培養人事檔案管理工作人員的耐心、細心。檔案管理工作不僅僅是檔案保管,還包括對檔案主人學習經歷、工作經歷、獎懲資訊等事宜的詳細記錄,使得檔案資訊更為全面,有價值。
第三,加強人事檔案管理人員管理能力的培養。隨著科學技術的不斷髮展,檔案管理工作逐步從原來落後的紙筆記錄方式過渡到現代資訊管理,相關工作人員需要不斷參加培訓和講座,學習掌握電腦和管理軟體的使用方法,提高工作技術和工作效率。
3.引入資訊化的人事檔案管理方法
首先,針對可對內公開或半公開的人事資訊,可以採用影印、掃描等方式將紙質版資訊轉變為**資訊並上傳至管理系統,工作人員可將剩餘資訊錄入電腦系統,將個人資訊轉變為電子資訊,方便再次查詢與補充。其次,注意資訊的保密性,機密資訊可以不錄入系統,或者設定好密碼許可權,不同等級的工作人員通過登入密碼可查詢不同全面程度的個人資訊。通過這一方式可在提供便利的同時保護好個人資訊。
第三,針對可以完全對外開放的資訊,可將資訊錄入官方**,方便他人查詢,增加資訊的共享程度,為人才交流提供便利。
4.完善檔案管理的基礎設施
逐步完善檔案管理的基礎設施,除去必要的檔案櫃和檔案架外,需配備相應的滅火器、空調、除溼器和自動化溫度記錄儀,時刻監控室內溫度溼度,注意調節好室內溫度,保證管理環境乾燥,達到防火防高溫的管理要求;配備遮光窗簾、防盜紗窗和防盜門,保證檔案管理的安全性;配備必要的電腦,傳真機,影印機,印表機,掃描器等工作裝置,為檔案管理、查詢、借閱等提供方便。除此之外,檔案管理室需引入數字化的管理系統,逐步改革管理方式從紙筆記錄、半自動化記錄轉變為全自動化記錄的方式,為檔案的收集、記錄、整理、歸檔、查詢查閱等提供極大的便利。
5.建立健全的檔案管理制度,加強監督
優化事業單位人事檔案的管理,還需要不斷加強制度建設,完善管理和監督。任何工作都離不開規範和制度,人事檔案管理人員需要認真和宣傳《檔案法》的重要內容,在工作中做到有法可依,有法必依,不斷促進檔案工作照章辦事,規範處理,標準執行,健康發展。與此同時,檔案管理人員需要在長期的工作中總結工作經驗,為已建立的規章制度提意見和建議,逐步修改無法跟上時代腳步的制度,完善制度的不足和漏洞,增強制度的約束力。
成立人事檔案管理監督小組,經常性的對檔案管理工作進行監督,核查,及時發現檔案管理中的薄弱之處,並作出及時的指導,針對不同程度的管理問題作出不同的獎勵和處罰,通過獎懲機制充分調動起工作人員的積極性與主動性。
綜上所述,在事業單位人事檔案管理工作中的主要問題包括:管理人對於檔案重要性的認識不足,管理水平有待改進,管理方式急需提升,配套建設仍需進一步完善。針對此,事業單位需要不斷採取措施,提高工作人員的管理意識和管理水平,採用現代化、數字化的管理方法,建立健全監督管理制度,最終達到優化事業單位人事檔案管理制度的目的。
作者簡介:李海靜,女,本科,檔案管理員(中級),研究方向:人事檔案管理制度。
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